最近我们同事接到很多新客户的海外参展咨询，发现很多准备出海的新企业对于海外参展的流程不太清楚。
下面我给大家整理了展前、展中、展后的步骤细节，希望对您有所帮助。
企业通过参加国外展会来拓展新市场，是⼀种⾮常⾼效的营销⽅式。参加海外展会不仅能接触到的意向客户，还能了解同⾏信息，及时把握⾏业发展趋势，树⽴公司国际形象，增加学习机会。
下⾯重点说说参加国外展会要准备什么东西，以及参展的流程及注意事项。
01、先确定每年参加展会的次数和预算、⽬标市场划分、参展⼈员安排。⼀般来说参加⼀次展会，⼈均费⽤会在三万元左右，以每次国外展会⾄少2~3⼈算，每年⾄少两次国外展会计，⼀年费⽤⼤约在⼗多万元⼈民币左右（定制展台费用除外）。
02、将所有⾏业展会详细列出，然后和同⾏打听哪些展会效果较好，哪些较差。
03、通过展会⽹站上的参展商名单，查看同⾏中的龙头⽼⼤⼀般参与哪些展会，跟着参加就⾏了。
04、展会行业资讯网站上都会有国内外的展会信息，可以根据自己企业的属性选择想参加的展会。
05、如有精⼒、时间、预算足够的企业，⼀年可选择4~6个属性相近的行业展会都试一试，然后从中筛选（我们公司一个汽车配件供应商客户就是这么干的，预算在100W左右)，费用预算时间有限的建议参加相对精准的对口展会。
提前准备制作样品、产品价格表以及产品展⽰⽤的PPT 或视频，参展前2个⽉必须完成产品样本制作，完成价格表的制作，以便业务员熟悉，当场快速报价，可避免时间紧迫造成的报价失误流失客户。
制作好产品PPT或者视频演⽰，在展会中可以⾮常容易吸引客户围观，给摊位带来⼈⽓，⽼外在展厅也有凑热闹的习惯，商⼈的思维定势是⼈多围观的⼀定有商机。
展位是门面，展位的设计要醒目要吸出观众的眼球其重要的一点就是专业。最好请专业的设计公司进行设计和装潢，但要有自己公司人员参与其中，自己的行业和产品肯定是自己最了解。
01、远观效果醒⽬有冲击⼒，近观效果舒适、明快，整体效果协调；
02、展位结构和图⽚序列应考虑⼈流密度和流向；
03、⽆论标准展位还是特型展⽰，都必须增加照明灯光；
04、展品和图⽚的展⽰⾼度应符合⼈体⾝⾼和视⾓；
05、展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展⽰墙、标牌、标识、洽谈区，图⽚设计、说明性⽂字。
展位定下来后其中很重要的一项工作就是遍发邀请函邀请海外客户届时参观你的展位。
邀请的时间一般在展会前1个月左右。这样做的好处有很多首先你告诉客户你参展了，是在传递你有实力参展的信息，其次参展商由被动的等客户变成主动请客户效果更加明显，再者面对面的沟通要比电话或邮件沟通要容易的多，再者就是节省了出国拜访客户的费用。
认真阅读参展商⼿册，它是展览会期间各⽅⾯的指南。⾥⾯有你所要了解的关于展览会的⼀切内容，⽐如：展览⽇程安排、登记程序、参展商资料、展览说明、运输服务、住房信息、⼴告促销信息 等。
也可以让我们获悉那些国外同⾏也来参展，可以派⼈到他们摊位蹲点，获取产品情报和拦截客户索取名⽚。
01、提前办理好护照与签证。护照是⼀定要本⼈办理，由本⼈携带⾝份证户⼝本去其户⼝所在地的出⼊境管理部门申请。
⽽签证⼀般可由展览公司代办，但也需要本⼈提供相关的材料，需要注意的是美国签证需要本⼈亲⾃去⾯试办理。
02、提前列出本次参展的物品清单并准备好，出发前两天核对物品清单表。
03、一定要提前了解展会国家的出境入境海关的规定，什么是不允许带进的，什么是不允许带出的（需填好海关报关单后与报关物品一同交给海关人员进行检查）。
04、机票无论是自己订好的，还是参展机构帮你订的，都要核实你的登机时间，因为出国参展的话，涉及到转机、海关及行李托运等，一定要把握好时间。
05、提前制定好你的行程，到了目的地参展、布展一切都很紧凑，如果没有详尽的行程，那你的效率会很低。
业务员再次熟悉产品性能，保证能熟练地给客户演示产品操作，并提问专业的产品问题让客户觉得是在和行家接触，引导客户进入谈判桌。
参展人员除统一着装和佩带公司标识的胸牌外，需特别注重自己的形象。良好的精神面貌体现了公司的活力和蓬勃向上的氛围。参展人员不要在展会前随意打闹或吃喝，不要在展位前无所事事、玩手机、闲聊给客户不好的印象。
凡来展位的客户都和他们合个影，并在对方的名片上标明一下。通过合影便于你记住客户的模样，届时再将相片加工一下，写出某年某月某日与某某在某某会展合影留念，会展后将相片以邮件发给客户，会起到比较理想的效果。
如果客户是老客户，你需要掌握以下两点信息：一是询问客户对以前使用的产品有何建议，二是询问客户将来需要什么样的产品。
对于新客户，要了解对方是厂家还是经销商，做到心中有数总之要多掌握一些信息。
与同行交换客户资源，这里指的同行并非指同一种产品的企业而是指同一类产品的企业。
比如汽车配件类展会，参展商所经营的品种有很大的区别，有展览车用音响的有展览车用灯具的有展览车用座椅的等等。此类的参展既是供应方又是需求方，客户也许会向你求购你所不生产的汽车配件，因为他们不一定比你更了解国内市场。
展后及时进行客户跟踪，你以为每天撤展后就能马上回酒店休息或者出去旅游？
每天参展结束后要对当天的客户进行归类整理，并将谈话要点记录下来。配合合影努力记住客户的模样和名字。
另外根据客户谈话中所提出的需求判断今年的产品流行趋势展后和公司决策层讨论新产品的开发及推广。
客户分类：根据展会上与客户谈判的过程及结果将客户分为正式客户、潜在客户、无效客户。
联系客户：给每位客户发邮件注意不要群发，邮件中体现出上次展会的内容。对重点客户要重点联系，先联系重点客户分清主次，附件中添加展会时的合影。
回复客户：邮件发出去以后陆续会收到一些回复。对这些回复要认真阅读掌握客户的真实的想法，针对客户的回信内容及时复信。如果客户需要就某产品的报价那就专门为客户制作报价单。
报价单+客户名字+日期，如：Quotation–Huaji-15-3-2023不要小看多加几个字，客户会认为你这是专门为他做的订价单，对里面的价格也会认真对待。
报价单的内容及格式也十分重要，我们自己的报价单是用 EXCEL 做的SHEET1 为报价单SHEET2为客户资料。报价单顶端左侧为公司的LOGO右侧为公司名称及联系方式。报价单包括以下项目：产品名称、图片、单价、特征、规格及包装方式等，底端为一些条款。
01、标摊位费：一般在两千至三千美元左右，像美国展会标摊大多为光地，展位之间仅用布帷隔开，所以还要预算搭建的费用，一般另加一千至两千美元。欧洲如收两千多欧元，则已包含地毯、板壁、前台、桌椅等基本设施。
02、机票：如果能提前一个半月预定，费用至少能低三分之一。
03、酒店费用：在美国，如果选择离展会稍远的二三星酒店，一般可低至40~70美元/晚，可通过租车来减少交通麻烦，两三个人则能省不少费用。
04、手机费用：一般半月时间至少预算一千五至两千人民币。最好利用当地投币电话，可省不少费用。
05、样品运送费：这块没法省，很多展会指定运送商，从中牟利。建议先把样品弄成小包装，用TNT寄往酒店或朋友家，到时运到展馆门口，然后手提怀抱一一运送进去，可省去几百美元从门口运到摊位的运送费。
06、桌椅、地毯、海报、饰品等费用：可以在国内买好折叠轻便式，除去运费后，仍能省去不少费用。
07、吃的费用：如果自己吃，一般以每人每餐7~10美元计。最好选择自助餐，否则须另付小费15%~20%。
08、交通：在德国可利用展商卡免费乘坐各种交通工具，在美国可租车或与当地朋友联络接送问题，在巴黎则可利用地铁系统。
